S’organiser quand on est vraiment désorganisée

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J’ai toujours été très désorganisée. Je suis le genre de personne qui ne marche qu’à la deadline et qui tente de caser 30h de travail dans les 5h qu’il me reste avant de remettre le projet. Mais depuis que je suis freelance, je ne peux plus trop me permettre de m’y prendre au dernier moment. Mes journées sont toutes faites d’imprévus. Il arrive que certains de mes clients demandent à m’appeler et restent plus d’une heure au téléphone avec moi car ils ont besoin d’être rassurés (ce qui est top quand on est introvertie). D’autres vont me demander de rédiger en urgence certains textes non prévus, j’ai des devis qui tombent, des mails auxquels répondre tout en tentant de rédiger tous les textes qui me sont demandés. Au début, je notais tout dans mon agenda. Mais les priorités changeaient en cours de journée et je me retrouvais avec un agenda tout raturé dans lequel j’étais incapable de me retrouver. Je me suis donc mise à chercher des manières de m’organiser un peu plus light et qui me permettent vraiment de limiter les nuits blanches à tenter de rattraper mon travail. Et bizarrement, la manière que j’ai trouvé passe par un process un peu plus figé.

1 ) Faire des listes de tâches

J’ai un carnet dans lequel je liste absolument toutes les tâches que j’ai à faire. J’ai une liste pour les tâches personnelles, une pour les tâches domestiques, une pour tout ce qui concerne mes clients et une liée à mon entreprise où je liste tout ce qui est démarchage, réseaux sociaux et réponses aux demandes de devis. Je ne priorise rien dans ces listes. Elles ne sont pas dans mon agenda et ce carnet me sert à me vider la tête. J’y note absolument tout, de la tâche la plus insignifiante (type « poster une lettre ») à l’activité la plus superficielle (« prendre un bain »).

 

2 ) Découper les projets en tâches concrètes

Avant je notais en bloc dans mon agenda des projets de 30h. Bien entendu, je ne pouvais pas les finir en une seule journée et je culpabilisais de devoir re noter la même tâche le lendemain. J’avais l’impression de ne pas du tout avancer. Désormais je prends le temps de découper chaque projet en tâches concrètes. Je découpe également certaines tâches en plusieurs parties. Je ne note plus « Rédiger fiches produit » dans ma liste liée à mes clients (fiches généralement envoyées par lot de 30), mais je découpe en tranches type « Rédiger fiches produit 1-4 » « Rédiger fiches produit 5-10 », et je continue en fonction du nombre de fiches à écrire. Généralement, une tâche doit me prendre moins d’1h30.

 

3 ) Noter les deadlines

Certaines de mes projets ont des deadlines précises, comme par exemple « Préparer support de cours » qu’il faut que j’ai préparé avant de donner mon cours (même si je suis sure que certains profs l’envoient à postériori, mais là n’est pas la question). Certaines tâches sont à réaliser dans un certain laps de temps mais n’ont pas de date fixe. Celles qui n’ont pas de deadline passent directement en bas de ma liste. Je mets également de côté toutes les micro-tâches, qui sont à faire mais ne demandent que 5 à 10 minutes.

4 ) Noter ses tâches principales du jour

Je choisis ensuite 4 tâches par jour. En général une de chaque catégorie. Je n’en choisi pas plus car je sais que ma journée sera remplie d’imprévus. De cette manière, j’ai l’impression d’avancer dans tous les domaines et d’être moins perdue. Une fois que mes 4 grosses tâches du jour sont réalisées, je reprends mes listes et je regarde quelle autre tâche je peux effectuer. Soit j’ai le temps et je prends une autre grosse tâche, soit je prends certaines micro tâches. Je les réalise puis je les rajoute sur ma to do list, juste pour le plaisir de voir tout ce que j’ai effectué et de me retrouver avec une liste de tâches entièrement finie.

 

5 ) Organiser le soir la journée du lendemain

Tous les soirs, je me prends 10 minutes pour penser à ma journée du lendemain. Je rajoute d’abord toutes les nouvelles tâches qui se sont ajoutées dans la journée dans mes listes, puis je sélectionne les tâches à effectuer en priorité le lendemain. Ainsi, je ne note jamais de to do list avant la veille au soir. Les seules choses qui sont notées dans mon agenda longtemps à l’avance sont mes RDV et les deadlines très importantes.

 

Depuis que j’ai pris le temps de créer un processus pour mon organisation, j’ai beaucoup moins l’impression de courir après le temps et mon travail se fait beaucoup plus tranquillement (même si tout est relatif, je travaille en freelance et ce n’est pas vraiment reposant).

Et vous, avez vous des astuces organisation ?

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1 Comment on S’organiser quand on est vraiment désorganisée

  1. Nolwenn
    10 mai 2018 at 15 h 25 min (7 mois ago)

    Je trouve tes conseils très concrets pour mieux s’organiser ! 🙂

    Répondre

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