Organisation

Ménage de printemps : Trier efficacement ses papiers

Je ne sais pas si c’est l’arrivée du printemps, la pleine lune en approche, le fait d’avoir bonge watché Marie Kondo ou celui d’avoir écouté Denise me répéter que désencombrer allait me ramener de l’argent, mais je suis dans une phase de ménage de printemps intense. J’ai envie de dégager tout le superflu et de ne garder que ce qui me plait vraiment. Une sorte de minimalisme excepté sur les livres et les bibelots. Et les trucs à paillettes. Comme je ne peux pas m’attaquer à tout en même temps, j’ai décidé de m’attaquer à ma bête noire en priorité : les papiers administratifs (merci d’insérer une petite musique de film d’horreur dans votre cerveau à la lecture de cette phrase).

Je fais partie des gens qui ne trient aucun papier mais gardent tout dans un grand carton sobrement intitulé « papiers ». J’ai essayé plusieurs systèmes, mais aucun ne me convenaient. Je me suis donc plongée à corps perdu dans la lecture de tout ce qui pouvait m’aider à trouver un système plus efficace que le carton ( comme Getting things done, de David Allen, qui méritera clairement une vidéo pour lui tout seul) et j’en ai tiré plusieurs conseils.

1 . Collecter

Dans la méthode GTD, tout comme dans la méthode Konmari, tout commence par une période durant laquelle il faut collecter tout ce qui est à trier. Il faut donc vider les tiroirs, sortir tout ce qu’il y’a dans les classeurs, les boites, les chemises, les caisses, le sac à main et tous les endroits ou vous pourriez ranger des papiers pour ensuite tout empiler à un endroit. Je vous conseille de choisir une pièce qui peut fermer car la suite risque de vous prendre pas mal de temps et vous n’avez pas besoin que qui que ce soit vienne déranger votre tri en cours de route.

2 . Trier

Une fois la collecte effectuée, il va vous falloir trier. Pour ce qui est des papiers administratifs, la première chose à faire est de jeter ceux qui ne vous sont plus utiles. Pour rappel, voici la de conservation de vos papiers.

  • Relevés de comptes : 5 ans
  • Contrat de prêt : 2 ans après la dernière échéance
  • Diplômes : à vie
  • Papiers de la CAF : 5 ans
  • Factures d’électricité, de gaz et d’eau : 5 ans
  • Contrat de location, quittances de loyer : 3 ans après la sortie
  • Avis d’imposition : 3 ans
  • bulletin de salaire : jusqu’à la fin des droits retraites
  • Notes de frais : 3 ans
  • Allocation chômage : 3 ans
  • Remboursement assurance maladie : 2 ans
  • Ordonnances : 1 an
  • radio, analyses, etc : à vie

Cette durée de conservation ne se compte qu’une fois que le dossier est bouclé. Si, comme moi, vous avez des problèmes avec un organisme (type EDF pour ne citer qu’eux), la durée de conservation de la facture sera de 5 ans une fois le dossier bouclé.

Ne jetez pas vos papiers tels quels. Pensez à les déchirer pour que vos informations soient inutilisables et recyclez-les !

Faites ensuite des piles par dossier que vous voulez créer.

3 . Organiser

Une fois que vous avez vos piles de papiers, il vous reste encore à trouver le meilleur moyen de ranger vos papiers. Certains aiment les ranger dans une chemise par thématique ou acheter des boites à archives en carton. Je les trouve difficile à utiliser puisque tout ce qui est en carton est assez fragile. J’ai choisi un système avec 3 rangements : une boite en plastique avec des dossiers suspendus (celle ci) pour tout ce qui est à archiver, et 2 classeurs avec les papiers qui attendent un traitement, un pour les papiers perso et l’autre pour ceux concernant mon entreprise. De cette manière, je peux facilement accéder à mes papiers en attente et je peux aisément retrouver des documents archivés. La boite en plastique a une taille idéale pour moi puisque je peux mettre d’autres boites par dessus.

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4 . Réviser

Bien entendu, tout système demande des ajustements réguliers. Pour ce rangement, je me suis inspirée de la méthode GTD (getting things done), mais ce n’est peut-être pas la méthode la plus adaptée pour moi sur le long terme. Il va falloir que j’affine petit à petit ma méthode pour la rendre plus efficace à mes yeux. J’ose espérer que lorsque j’aurai régler mes soucis administratifs, je pourrai me contenter d’avoir un seul classeur à garder à portée de main et la grande majorité de mes papiers dans la boite de rangement.

5 . Exécuter

La dernière étape est l’exécution de la méthode de manière régulière. Il me faut donc trouver une manière de traiter les courriers en attente toutes les semaines pour éviter de me retrouver de nouveau avec une grosse pile de papiers sur mon bureau ou pire, une boite à chaussure remplie de courriers non ouverts. Je me suis donc prévu des plages dans mon emploi du temps hebdomadaire pour trier mes courriers et surtout régler les soucis en attente (pour le moment j’en suis à environ 2h d’appels divers par semaine).

 

Voilà pour la première étape de mon grand ménage de printemps ! C’était celle qui me faisait le plus peur car c’est un domaine que j’ai laissé à l’abandon pendant longtemps. Il me reste encore à trier mes bibelots, mes vêtements, mon maquillage et tous les petits objets randoms qui trainent dans ma maison.

Et vous, que mettez-vous en place pour gérer vos papiers ?

Pour la deuxième édition de l’évènement “Entre Blogueurs” initié par Julie du Blog Julie et ses futilités, je participe à mon tour à ce projet collaboratif. Alors, si vous aussi, vous souhaitez participer à ce projet, toutes les informations ici.

Faites passer le message !

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1 COMMENT

  • Youggie

    Une fois par semaine, je trie/range les différents courriers reçus dans la semaine dans un trieur (à traiter, en cours, à ranger…). Une fois par mois, je range les papiers de la pochette « à ranger » dans mes différents classeurs thématiques (santé, logement, voiture…) et une fois par an, je trie ces classeurs pour ne garder que les plus récents (le dernier contrat auto, les 6 dernières fiches de paie…) et je mets le reste dans des boîtes d’archives à la cave !

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